Geplaatst op 01 november 2018 door Thom Hartgerink

Zes tips voor het kiezen van een geschikte evenementenlocatie

Het vinden van een geschikte evenementenlocatie is lang niet zo eenvoudig als het klinkt, maar toch één van de belangrijkste keuzes die je moet maken bij het organiseren van een evenement. Daarom zes tips die jou kunnen helpen bij het vinden van de geschikte evenementenlocatie, want hoe eerder dat rond is, des te meer tijd overblijft voor andere zaken.

Begin op tijd!

Last minute stress, Je kent het vast wel. Daarom is mijn eerste en misschien wel belangrijkste tip: begin zo vroeg mogelijk. Vaak raad ik aan zo’n vier tot zes maanden voorafgaand aan het evenement de zoektocht te beginnen naar een geschikte evenementlocatie. Zo verklein de kans dat anderen jou voor zijn, want jij bent echt niet de enige die een personeelsfeest of nieuwsjaarborrel wil organiseren.

Locatie

Een misschien wat eenvoudig ogende tip, maar daarom niet minder belangrijk. Je hebt er vast al aan gedacht om voor een evenementenlocatie te gaan relatief dichtbij de woon- of werkplaats van de (meeste) genodigden. Echter, is deze locatie ook te bereiken met het openbaar vervoer en/of andere vervoersmiddelen dan de auto zoals een fiets of brommer? Een afgelegen of moeilijk bereikbare locatie kan voor (veel) genodigden lastig tot ondoenlijk blijken.

Parkeergelegenheid

Beschikt de evenementenlocatie over een eigen parkeerplaats? Kun je hier kosteloos parkeren? Deze vragen schieten er vaak eenvoudig bij in, maar zijn niet onbelangrijk. Het is namelijk niet bepaald een warm ontvangst voor jouw gasten als de weg van hun vervoersmiddel tot de evenementlocatie veel tijd in beslag neemt en/of ze moeten betalen voor het parkeren van hun auto. Dit kan in sommige steden aardig in de kosten lopen.

Capaciteit

Of al jouw gasten er wel in passen is natuurlijk een eenvoudig te beantwoorden vraag, maar past de grootte van de evenementlocatie ook bij het aantal? Een te grote ruimte kan namelijk al gauw kil en sfeerloos aanvoelen. Kijk dus niet alleen naar het maximale aantal gasten, maar ook naar het minimale.

Food & beverage

Goed eten en drinken is vaak een vereiste voor een geslaagd evenement. Ik raad je daarom altijd aan om het voedsel op voorhand te proeven. Een hamburger op een afbeelding kan namelijk in uiterlijk en smaak behoorlijk verschillen van de hamburger die je op de dag zelf geserveerd krijgt. Kijk maar naar McDonald’s. Veel evenementenlocaties bieden jou deze mogelijkheid, dus maak hier gebruik van!

Toegankelijkheid

Is de evenementenlocatie en zijn de eventuele bijbehorende activiteiten toegankelijk en doenbaar voor iedereen, vooral voor mensen met speciale behoeftes? Zo niet, wat zijn de alternatieven? Op de dag zelf wil je jezelf deze vraag niet stellen, leert de ervaring.

Zoals je ziet, is er veel om over na te denken bij het kiezen van de locatie van je evenement. Ik hoop echter dat als je het bovenstaande in overweging neemt, het proces vergemakkelijkt wordt.

Over de Methoeve

De Methoeve is een zeer bijzondere evenementenlocatie gelegen in het rustieke Weerselo die ruimte biedt aan maar liefst 1500 gasten. De prachtige ligging in het groene hart van Twente, de sfeervolle inrichting en de multifunctionele indeling maken de Methoeve tot een locatie geschikt voor
ieder evenement.

Hulp nodig bij de organisatie van jouw evenement? Neem gerust contact met ons op.